Handlungssicher dank optimaler Planung

Ein Lösungsansatz für diese Situation ist das Sales and Operations Planning (S&OP), eine ganzheitliche, abteilungsübergreifende und vernetzte Unternehmensplanung zur besseren Ausbalancierung von Angebot und Nachfrage, bei der der Kundenbedarf im Mittelpunkt steht. Dazu wird die Planung der Supply Chain mit der Absatz-, Einkaufs- und Produktionsplanung abgestimmt, die Abteilungen Vertrieb, Marketing, Beschaffung, Fertigung und Finance & Controlling (FiCo) arbeiten eng zusammen.

Um die Planungsqualität zu erhöhen und seine Planungsaufwände zu reduzieren, führte das Unternehmen mit ROI-EFESO einen solchen S&OP-Prozess ein. Das Projektteam bestand aus dem Projektleiter und vier weiteren Consultants für Fachthemen. Auf Kundenseite ergänzten der SCM-Leiter, eine Supply Chain Project Managerin, eine SCM-Analystin sowie ein IT-Inhouse Consultant das Kernteam.

Das Projekt startete Ende 2020 mit der Analyse der Ausgangssituation und der Erstellung eines Konzepts sowie der kompletten Umsetzung in einem Dry Run mit individuellem Modell als Proof of Concept. Der Roll-out erfolgte dann in zwei Wellen: Die erste Welle dauerte acht Monate, in denen auch die ersten zwei Werke angeschlossen und ein „Basic S&OP Cycle“ ausgerollt werden sollte. In der zweiten Welle wurden die restlichen drei Werke integriert, sodass das Unternehmen letztendlich einen „Full S&OP Cycle“ realisierte.

Der anspruchsvolle Planungsprozess des Kunden war gekennzeichnet von einer enormen Anzahl verschiedener Teile- und Materialnummern sowie allgemein von technologischen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Fertigungsstufen. Dies führte zuweilen zu einer instabilen Planung, die neu angepasst werden musste. Ähnlich wie in anderen Märkten bestehen in der Möbelindustrie hohe Abhängigkeiten von anderen Industrien, Kundenaufträge erfolgen oft sehr kurzfristig. Deshalb sind Nachfrageschwankungen zuweilen nur schwer auszugleichen, was wiederum zu fehlenden Deckungsbeiträgen führen kann.

Aufgrund der hohen Komplexität und des Aufwands plante das Unternehmen meist nur einmal im Quartal auf Basis historischer Daten. Frei verfügbare Marktdaten/Reports wurden nicht berücksichtigt, obwohl sich mit deren Hilfe die Vorhersagequalität verbessern lässt. Stattdessen verwendete man die eigenen Daten vom Vorjahr, wodurch in drei Vierteln des Jahres praktisch mit veralteten Plandaten gearbeitet wurde. Auch wenn die Planungsgüte nicht optimal war, reichte der vierteljährliche Rhythmus aber im Normalfall aus. Doch die Corona-Pandemie und der damit zusammenhängende Nachfrage-Peak nach Möbeln unterstrich die Notwendigkeit einer Neuausrichtung des internen Planungsprozesses.

Die Projektziele waren schnell benannt und priorisiert:

• Reduzierung des Planungsaufwandes bei gleichzeitiger Erhöhung der Qualität der kurz- und langfristigen Bedarfsplanung sowie eine optimierte Vorplanung für den Produktionsplan
• Standardisierung und Automatisierung des Planungsprozesses, um mehr Flexibilität, mehr Effizienz sowie eine bessere Auslastung und Produktivität zu erreichen
• Umsetzung eines einfach zu handhabenden, schnellen und genauen Planungsprozesses, der zudem künftig häufiger stattfinden sollte
• Erzielung besserer Prognosen mithilfe öffentlicher Markt-Makrodaten.

Eine Tätigkeitsstrukturanalyse (TSA) auf Abteilungsebene identifizierte die Aufwände der Planungsorganisation im IST-Planungsprozess. So konnten die Berater von ROI-EFESO die einzelnen Hebel eines optimierten Planungsprozesses aufzeigen, die ihrer Meinung nach den größten Impact (gerechnet in FTEs, Full Time Equivalents) erbringen würden. Maßnahmen zur Reduzierung der externen Variabilität (z.B. Kunden, Lieferanten) und internen Variabilität (z.B. bessere Prognosen und Forecasts, die den Lieferanten bei ihrer Planung helfen; höher frequente Planungszyklen) wurden identifiziert und mithilfe einer Kosten-Nutzen-Bewertung zur Priorisierung bewertet.

Schlank, schnell und automatisiert: der neue Produktionsplanungsprozess Auf Basis dieser fundierten Analyse erarbeitete das Projektteam von ROI-EFESO ein Konzept zur Einführung eines integrierten S&OP-Prozesses. Dessen Ziele waren, die Prognosegenauigkeit und die Produktionsplanstabilität zu verbessern sowie Effizienz und Flexibilität zu steigern. Der neue End-to-End-Planungsprozess (Budget, Vertrieb, SCM, Kapazität, Beschaffung) sollte demnach standardisiert und automatisiert gestaltet werden, um die Qualität der Bedarfsplanung zu erhöhen, den Produktionsplan zu optimieren und den manuellen Aufwand zu verringern.

Anstatt wie zuvor verschiedenste Excel-Listen mit individuellen Planungen aus unterschiedlichen Abteilungen zu erhalten, sollte die Planung zukünftig einmal monatlich strukturiert mit dem S&OP-Prozess durchgeführt werden. Dabei sollten alle relevanten Parteien integriert werden, mit einem Fokus auf der Vertriebsorganisation. Nachfrage, Angebot und Bestand sollten im S&OP-Prozess abgeglichen werden. Ziel war es, jeden Monat einen realisierbaren und konsistenten Plan zu erstellen.

Als IT-System entschied man sich für die Lösung SAP Integrated Business Planning (IBP). SAP IBP ist ein State-of-the-Art Tool in diesem Bereich und unterstützt alle Bestandteile eines integrierten S&OP, vom Demand Planning bis hin zur Kapazitätsplanung und zu einer Priorisierung von Kundenaufträgen. Damit können Kapazitätsangebot und Nachfrage in Einklang gebracht, Kundenwünsche prognostiziert und die Produktion genauer geplant werden.

Die Lösung wurde speziell für das Management komplexer Produktportfolios entwickelt und erlaubt eine längerfristige Produktionsplanung, bspw. in Wochenperioden. Das Add-on PP/DS Optimizer zum Production Planning and Detailed Scheduling plant zudem im Kurzfristhorizont, bspw. tages- oder stundengenau. Eine besondere Stärke der Lösung ist, dass sie auf jeder beliebigen Aggregationsebene eine Planung zulässt, heruntergebrochen bis auf einzelne Materialnummern oder aggregiert auf jede beliebige andere Ebene. So kann man z.B. einen Marktreport auf einer Ebene einfließen lassen, in der die Inputdaten vorliegen, und diese auf der Ebene anzeigen, in der der Vertriebsmitarbeiter seine Planung macht. Erst dies ermöglicht eine proaktive Nutzung statistischer Marktdaten.

Ein detaillierter Proof of Concept sollte nun zeigen, ob das vorgeschlagene System seine Anforderungen optimal erfüllt. Der Lösungsweg von ROI-EFESO: ein umfassender Dry Run. Dessen Herausforderung bestand darin, sämtliche Funktionen des zukünftigen S&OP-Systems detailliert vorzuführen, obwohl das Konzept noch nicht wirklich umgesetzt war. Deshalb musste ein gangbarer Mittelweg gefunden werden, der das System in einem Excel-Modell abbildet, sodass sich dem Unternehmen die Funktionalität des Konzepts detailliert genug nachweisen ließ.

Das Konzept wurde über Wochen ausführlich in allen beteiligten Abteilungen bis auf die untersten Arbeitsebenen geprüft. Dazu fanden (Online-)Workshops statt, in denen die Mitarbeiter Feedback geben und Detailfragen stellen konnten, was der integrierte S&OP-Prozess in ihrer täglichen Arbeit verändert und wie sie davon konkret profitieren können.

Das Projekt zeichnet sich durch eine gute und intensive Zusammenarbeit mit dem Kunden aus, die sehr fokussiert darauf ausgerichtet ist, gemeinsam die anspruchsvollen Aufgabenstellungen zu lösen. Der Schlüssel zum Erfolg der ersten Projektphase lag sicher im sehr detaillierten Dry Run des Konzepts, um das ganze Projektteam von Anfang an mitzunehmen und Bedenken hinsichtlich der Funktionalität des Systems in der Praxis des Alltags zu zerstreuen. Neben der kompletten Ausarbeitung des Konzepts hat ROI-EFESO über ein halbes Jahr auch die Umsetzung begleitet und so gezeigt, dass das Konzept auch funktioniert.

Trotz der bereits erzielten erheblichen Verbesserungen gibt es aber noch weitere Optionen, um den Planungsprozess kontinuierlich weiterzuentwickeln. Insbesondere die Funktion des Demand Sensing in SAP IBP könnte zukünftig eine wichtige Rolle spielen. Demand Sensing ist eine Prognosemethode, die mathematische Techniken und Informationen nahezu in Echtzeit nutzt, um genaue Nachfrageprognosen zu erstellen, die auf aktuellen Gegebenheiten der Lieferkette basieren. Dabei lässt sich die mittelfristige Planung für die nächsten Monate optimieren, indem ein kurzfristiger Zeithorizont aktueller Kundenaufträge ergänzt wird. So könnte das Unternehmen in Zukunft noch flexibler auf Auftragsschwankungen reagieren und Kontingentierungsprobleme lösen, da Diskrepanzen zwischen Planung und tatsächlichen Kundenaufträgen schneller auffallen.