Ein CRM-SYSTEM (Customer-Relationship-Management-System) unterstützt das Unternehmen bei der kaufmännischen und organisatorischen Projektabwicklung. Es speichert sensible Kunden- und Kontaktdaten sowie Mitarbeiterdaten datenschutzkonform, dokumentiert und archiviert Interaktionen mit Kunden und Lieferanten sowie die Zeiterfassung der Arbeitszeit aller Mitarbeiter in einem HR-Modul. Ein CRM-SYSTEM versorgt das Vertriebsmanagement mit Erkenntnissen, kann mit sozialen Netzwerken agieren und vereinfacht die Teamkommunikation. Cloudbasierte CRM-SYSTEME bieten darüber hinaus eine wichtige Ausrichtung auf dem Weg zu mobilem Arbeiten, Homeoffice und Customer-Lifetime-Value.
Ein CRM-SYSTEM enthält zunächst einmal eine zentrale Kundenakte, in der E-Mails, Telefonate und auch Aufträge gebündelt werden. Hinzu kommt die damit in Verbindung stehende Terminverwaltung. Im CRM-SYSTEM können Aufgaben, z. B. für Produktion und Marketing, erstellt, terminiert, priorisiert, delegiert, bearbeitet und mit Zeiten bebucht und innerhalb der Produktionskette nachverfolgt werden. Milestones, die weitere Aufgaben auslösen, können gesetzt und eine Alarmfunktion eingestellt werden, die an die Fälligkeit von Terminen erinnert und anzeigt, ob die Kapazitätsplanung noch innerhalb der festgelegten Parameter liegt. Ein CRM-SYSTEM verwaltet alle Dokument- und Dateitypen. Protokolle von Verkaufsgesprächen sind so nicht nur auf den einzelnen Mitarbeiterrechnern gespeichert, sondern zentral für alle berechtigten Mitarbeiter abrufbar.
CRM-SYSTEME sind je nach Anforderungen der Branche (z. B. Industrie, Handel, Agenturen usw.) unterschiedlich aufgebaut, greifen aber auf allgemeingültige und gesetzlich vorgeschriebene Strukturen zurück, u. a. in der kaufmännischen Buchhaltung, beim datenschutzkonformen Marketing, in der Mediaplanung und im Bereich Human Resources. Alle im CRM-SYSTEM erfassten Daten können vom Controlling als Reports abgefragt, ausgelesen, exportiert und weiter evaluiert werden. Über gezielte API-Schnittstellen lassen sich Produktionsdaten auch direkt und automatisch in ein CRM-SYSTEM einlesen und weiterverarbeiten.
Alle produzierenden Unternehmen müssen auf neue Entwicklungen schnell reagieren und dabei die Kosten im Blick behalten. Moderne Maschinen sowie gut geschulte Mitarbeiter sind dabei ein zentrales Element. Hinzu kommt ein 360-Grad-Blick, bei dem nicht der Verkauf oder das Marketing im Zentrum steht, sondern der Kunde und dessen individuelle Bedürfnisse. Diesen essenziellen Blick liefert ein CRM-SYSTEM, mit dessen Hilfe Daten integriert und gezielt aufbereitet werden können. Diese Unterstützung beginnt bei der Kundenakquise und führt bis zum After Sales Service. Schließlich verwaltet das CRM-SYSTEM die Warenwirtschaft und vernetzt Informationen aus der Buchhaltung und der Produktion und bietet dadurch eine einheitliche Verwaltung aller erfassten Daten. Schnell, übersichtlich und unkompliziert optimiert es kundenrelevante Prozesse vom Marketing, über Vertrieb und Kundendienst, bis hin zur Forschung und Entwicklung. Daraus resultiert eine sehr hohe Servicequalität und Kundenzufriedenheit. On top steigen der Faktor der Zeitersparnis und der damit zusammenhängende Kostenvorteil.
Industrie 4.0 ist die heute schon gelebte Zukunft der deutschen Industrie. Datenverarbeitung und digitale Automatisierung haben bereits viele Unternehmen umgesetzt. Da sich Produkte und Qualitätsstandards einander angleichen, entscheidet immer häufiger der (möglichst perfekte) Service während und nach der Abwicklung des Auftrags. Ein branchengerechtes CRM-SYSTEM, das in der Datenerfassung umfassend genutzt wird und alle Evaluierungsmöglichkeiten ausschöpft, bietet dafür eine übersichtliche und einheitliche Wissensbasis für alle Mitarbeiter, die einen Zugriff auf Kunden- und Produktinformationen in allen Phasen haben müssen, um kompetenten Service zu leisten.
CRM-Software verbindet sowohl Mitarbeiter im Betrieb als auch einzelne Abteilungen und unterschiedliche Niederlassungen weltweit. Durch Software-Erweiterungen, Extensions und Schnittstellen (etwa in der zentralen Buchhaltung oder der lokalen Produktion) haben operative Mitarbeiter Zugriff auf eine stetige Informationspipeline. Im Betrieb und auch für den Außendienst sind alle relevanten Informationen zentral gebündelt und schnell erreichbar.